Страховая компания «Альянс» передала управление печатной инфраструктурой на аутсорсинг компании Xerox. Внедрение услуги позволило заказчику оптимизировать парк периферийной техники и сократить издержки на 20%. Руководство СК «Альянс» планирует продолжать оптимизацию офисной инфраструктуры за счет сокращения объема нецелевой печати.

Страховая компания «Альянс» входит в одну из крупнейших международных финансово-страховых групп Allianz, созданную в 1890 году. Более 144 тысяч сотрудников концерна обслуживают 78 миллионов клиентов по всему миру, в том числе 17 миллионов россиян (12% населения страны). Также услугами компании пользуются около 50 тысяч российских организаций.

«Причины, которые заставили нас задуматься о передаче печатной инфраструктуры на аутсорсинг, типичны для большинства крупных, регионально распределенных компаний, – говорит Антон Репин, директор департамента сопровождения ИТ-инфраструктуры ОАО «СК «Альянс». – Стихийность закупок привела к формированию парка печатной техники, представленного 119 моделями 10 различных производителей, переезды подразделений с техникой, отсутствие надежного источника информации обо всех расходах негативно сказывались на надежности прогнозирования и точности планирования бюджета».

По итогам проведенного тендера предпочтение было отдано компании Xerox, чье предложение не просто отвечало ожиданиям по ценовым параметрам, но и содержало аргументированный план изменений в управлении инфраструктурой печати, которые должны были обеспечить устойчивое сокращение затрат в долгосрочной перспективе. Этот план подразумевал рационализацию парка печатной техники, изменение процессов печати в офисах, организацию системы контроля ключевых KPI и предоставление управленческой отчетности.

Договор на оказание услуг по управлению печатной инфраструктурой был подписан в 2013 году. На этапе внедрения услуги были согласованы регламенты взаимодействия заказчика и исполнителя, спланировано размещение локальных мини-складов запчастей и расходных материалов, сформирован подменный фонд оборудования, создана служба поддержки пользователей. Регистрация заявок пользователей, а также инцидентов, создаваемых проактивно на основании информации, получаемой с печатных устройств при помощи средств удаленного мониторинга, ведется в системе Xerox Service Manager (XSM).

Уже сейчас, после завершения внедрения услуги и первого этапа оптимизации, показатель экономии достиг 20%. В дальнейшем реализация преобразований в области организации процессов печати и внедрение системы аудита позволят «Альянс» добиться еще большего сокращения расходов на печать.

«Наш совместный проект с «Альянс» – это пример реализации стратегии Xerox в развитии услуг Managed Print Services, которая предусматривает три основных этапа на пути от уменьшения стоимости печати до сокращения потребности в печати, – комментирует Сергей Минченко, руководитель отдела продаж в отрасли «Банки и страхование» компании Xerox Россия. – Совместно с клиентом мы добились хорошего результата на первом этапе, который состоял в обеспечении надежности процессов печати, устранении причин неэффективности, которые приводили к повышенным затратам. Нам предстоит планомерная работа по двум другим – созданию управляемой и безопасной среды печати и упрощению документоемких процессов за счет их автоматизации».

«Управление офисной инфраструктурой относится к тем задачам, которые постоянно напоминают о себе отдельной строкой в списке расходов на ИТ, но комплексно заняться которыми обычно не хватает рук и времени. Предложение Xerox стало оптимальным решением, отвечающим нашим потребностям, – комментирует Антон Репин, директор департамента сопровождения ИТ-инфраструктуры ОАО «СК «Альянс». – За относительно короткий период мы достигли значительной экономии и теперь ставим перед Xerox новую задачу – последовательное снижение объемов нецелевой офисной печати».

Источник: Bankir.ru, 12.11.14